KYOconsult schafft höhere Effizienz und niedrigere Kosten
Effizientes und wirtschaftliches Arbeiten nimmt im Gesundheitswesen eine immer wichtigere Rolle ein. Kostensenkungspotentiale zu erkennen und zu nutzen ist in Kliniken mittlerweile genauso wichtig wie eine einwandfreie medizinische Versorgung und Betreuung der Patienten. So auch beim Landesverein für Innere Mission.

Was damals mit einem Waisenhaus für Kinder begann, umfasst heute die Leitung von zwei Kliniken, neun Alten- und Pflegeheimen und einem Aus- und Weiterbildungszentrum für Pflegeberufe. Und ist Arbeitgeber von über 1.700 Mitarbeitern. Die damit verbundenen organisatorischen Aufgaben werden von der Hauptverwaltung in Bad Dürkheim aus geleitet. So auch die gesamte IT und das Outputmanagement.

Der Patient mit Namen: Drucker- und Kopierlandschaft

2003 stellte sich die Abteilung für Zentraleinkauf unter der Leitung von Herrn Obst einem für mittelständische Unternehmen typischen Problem: dem unkontrollierten Wuchs von Druckern und Kopierern im eigenen Unternehmen. So waren Geräte von unterschiedlichen Herstellern auf die Gebäude verteilt im Einsatz.

IT-Leiter Obst resümiert: „Insbesondere bei den Druckern war der Überblick verloren gegangen, auch durch die vielen Standorte bedingt. Wir wussten weder genau wo, wie viele und was für Geräte bei uns im Einsatz waren.“ Im Gegensatz zu den Kopiergeräten, für die man einen Leasingvertrag mit Service hatte, waren die Drucker von unterschiedlichen Herstellern nach und nach gekauft worden.

Das hatte zu Folge, dass die laufenden Kosten für das Outputmanagement, die Anschaffung, den Service und den Toner schwer kalkulierbar geworden waren. Hinzu kam ein hoher Verwaltungsaufwand für die IT-Abteilung: Toner für Drucker unterschiedlicher Hersteller musste bestellt gelagert und bei Servicefällen mussten unterschiedliche Techniker bestellt werden.
„Bei einem jährlichen Druckvolumen von 2,3 Millionen Seiten, Tendenz steigend, wollten wir uns unnötig hohe Druckkosten und Aufwand nicht mehr leisten“, konstatiert Herr Obst

Der erste Schritt zur Gesundung: eine umfassende Diagnose

Mit dem Fachhandelspartner KKS - Kemmler Kopier Systeme zusammen entschied man sich daher für KYOconsult Analyse. Die Ergebnisse sollten Aufschluss über die tatsächliche Kosten pro gedruckter Seite im Unternehmen geben und zugleich das Einsparpotenzial aufzeigen. Der Gerätepark sollte dann den benötigten Funktionen und dem Druckvolumen angepasst und vereinheitlicht werden.

„Eine KYOconsult-Analyse lohnt sich bei jedem mittelständigen und großen Unternehmen, denn durch die optimale Anpassung der Gerätelandschaft können bis zu 30 Prozent der laufenden Kosten eingespart werden“, erklärt Axel Kemmler, Geschäftsführer bei KKS. Zugleich nimmt der Verwaltungs- und Lagerhaltungsaufwand für Verbrauchsmaterialien ab.

Zunächst erfassen die Techniker von Kemmler Bürosysteme alle Drucker, Kopierer, Faxe und Scanner mit Zählerständen und monatlichem Druckvolumen. Eine spezielle Software errechnete die tatsächlichen Kosten pro Seite für jedes System und zeigte auch die Geräte auf, die nicht sinnvoll platziert, zu teuer oder überflüssig waren. Auf Basis dieser Erkenntnisse wurde ein Optimierungsplan mit einheitlichen Systemen eines Herstellers erarbeitet.

„Wir haben dem Landesverein Kyocera empfohlen, da Kyocera nicht nur die komplette Produktpalette von Druckern und Kopierern anbietet, sondern die Geräte aufgrund ihrer langlebigen Technologien auch extrem wirtschaftlich arbeiten“, erklärt Kemmler. Für diese Wahl sprachen auch die guten Erfahrungen, die der Landesverein in Bad Dürkheim mit Kxyocera-Druckern schon unter dem SAP System gemacht hat.

Im Rahmen des Optimierungsvorschlags wurden neben den benötigten Funktionen auch die Abteilungsgrößen und Laufwege der Mitarbeiter berücksichtigt. So benötigt etwa die Verwaltungsstelle zum Ausdrucken großer Dienstpläne unbedingt ein DIN A3 Gerät, für die Labore sind Barcodescanner zum Scannen von Etiketten unverzichtbar.

Die Implementierung der Kyocera-Systeme war dank guter Planung innerhalb von 4 Wochen abgeschlossen. Als erstes wurden die Kopiergeräte und Drucker unterschiedlicher Hersteller durch Multifunktionssysteme von Kyocera ersetzt - je nach Druckaufkommen entschied man sich für die Systeme KM-1620, KM-2530 oder KM-6330. Alle Systeme sind modular aufrüstbar und können jederzeit an veränderte Anforderungen der Abteilung angepasst werden. Die meisten Systeme wurden mit Druckcontroller, Scan- und Faxfunktion sowie mit einem Finisher zum Sortieren, Lochen und Heften ausgestattet. Über das Netzwerk können alle Mitarbeiter auf die Geräte zugreifen und Dokumente in einem persönlichen Sorterfach ablegen lassen. Dadurch sind die meisten separaten Drucker und Faxgeräte überflüssig geworden. In einigen Arbeitsbereichen sind jedoch auch weiterhin Arbeitsplatzdrucker im Einsatz.

Der Gerätepark konnte so von vormals 320 auf 200 Systeme reduziert werden

Durch die Harmonisierung der Geräte werden nur noch wenige unterschiedliche Toner benötigt. Das hat die Lagerhaltung extrem reduziert und vereinfacht. In einigen Klinikgebäuden wurden auf Wunsch der IT-Abteilung „Leihpools“ eingerichtet. Hier stehen einige Drucksysteme auf Abruf zum Austausch bereit, falls kurzfristig ein Gerät benötigt wird. So muss nicht jedes Mal ein Servicetechniker gerufen werden.

Für die IT-Abteilung ist vieles einfacher geworden: Ersatztoner werden nur noch an zwei zentralen Stellen bevorratet, und für Servicefälle hat man nun nur noch einen einzigen Ansprechpartner, der meist noch am selben Tag vor Ort ist. Ein clickpreisgebundener Mietvertrag, der die Kosten für Hardware, Service und Verbrauchsmaterial beinhaltet, sorgt für vollkommene Kastentransparenz. „Tatsächlich können wir nun wie vorausgesagt ca. 30 Prozent unserer Kosten im Outputmanagement einsparen und haben nun mit dem neuen einheitlichen Servicevertrag ein „Rundum-Sorglos-Parket“, resümiert Dieter Obst. Aus dem ehemaligen Patienten ist heute ein kerngesundes Outputmanagement geworden. Das freut die Abteilung, Mitarbeiter und auch die Verantwortlichen der Finanzabteilung.

Landesverein für Innere Mission

Die Wurzeln des Landesvereins für Innere Mission in der Pfalz reichen bis in die Mitte des letzten Jahrhunderts: 1848 gründete der Pfälzer Pfarrer Johann Schiller in seinem Iggelheimer Pfarrhaus gemeinsam mit jungen Kollegen de „Evangelischen Verein für die Pfalz“.

1850 baute der Verein ein „Rettungshaus“ für verelendete Kinder und Jugendliche. Damit war der Grundstein für die erste diakonische Einrichtung in der Pfalz gelegt. Heute betreibt der Landesverein die Krankenhäuser in Bad Dürkheim und Zweibrücken, neun stationäre Alten- und Pflegeheime sowie ein Aus- und Weiterbildungszentrum für Pflegeberufe.

KKS – Kemmler Kopier Systeme

Der Kyocera Fachvertragspartner KKS - Kemmler Kopier Systeme ist auf individuelle Lösungen für digitale Druck- und Kopiersysteme in Industrie, Handel und Behörden spezialisiert. Das Outputmanagement umfasst dabei alle Größen vom Tischkopierer bis hin zur Hausdruckerei. Durch die Möglichkeit der IT-Vernetzung eignen sich Kopiersysteme heute ideal für das digitale Multitasking. Das Aufgabenfeld umfasst Beratung, Lieferung, Konfiguration, Service, Support und Verbrauchsmaterialien aus einer Hand. Service und Qualität werden dabei groß geschrieben.

KYOconsult:

• Modular aufgebautes Analyse- und Beratungskonzept
• Für den gesamten Outputbereich
• Alle Abläufe und Systeme in der Büroorganisation werden erfasst, einheitlich betrachtet und optimiert
• Hardwaresysteme werden gezielt durch Softwarelösungen ergänzt

Vorteile:

• Ein Ansprechpartner für alle Outputbereiche
• Nur noch ein Vertrag
• Einheitliches Verbrauchsmaterial
• Eine Rechnung, die alles abdeckt
• Synergieeffekte beim technischen Kundendienst
• Kostenreduzierung ohne Strukturveränderung
• Einheitliche Systemlandschaft
• Kostentransparenz